Satın alma talep ve onay süreci
Talepler tek yerden açılır, kimin onaylayacağı bellidir, teklifler kaybolmaz. Bir talebin nerede beklediğini herkes görür.
Hangi sorunu çözer?
Satın alma talepleri çoğu işletmede telefon, WhatsApp, e-posta ve Excel arasında dağılır. Onayı kimin vereceği net değildir. Teklifler farklı mesajlarda kaybolur. Talep sahibi işin nerede beklediğini öğrenmek için sürekli sorar. Sonuçta basit bir malzeme alımı bile günler sürer.
Nasıl ilerliyoruz?
- Mevcut akışı çıkarırız. Son birkaç ayın taleplerine bakar; talebi açan, onaylayan ve satın alma ekibiyle konuşuruz.
- Onay kurallarını netleştiririz. Hangi tutar ve kategoride kimin onay vereceğini birlikte yazarız.
- Sistemi kurarız. Talep formu, onay adımları, teklif karşılaştırma ve bildirimler tek bir yerde toplanır.
- Ekibi alıştırır ve ölçeriz. Belirlediğimiz ölçütlerle önce/sonra karşılaştırması yaparız.
İşin bittiğini nasıl anlarız?
Başlamadan önce hedefi birlikte yazarız. Örneğin: “Standart taleplerin onay süresi 2 iş gününün altına insin ve bekleyen her talebin kimde olduğu görünsün.” Bu ölçüt sağlandığında kurulum tamamlanmış olur.