Örnek senaryo
Örnek senaryo: Bir üretim firmasında satın alma onayını hızlandırmak
Orta ölçekli bir üretim firmasında satın alma talebinin baştan sona nasıl ele alınabileceğini gösteren kurgusal bir senaryo.
Bu yazı gerçek bir müşteri çalışması değildir. Yaklaşımımızı göstermek için hazırlanmış kurgusal bir senaryodur.
Durum
Yaklaşık 80 kişinin çalıştığı bir üretim firması düşünelim. Üretimdeki ustabaşı bir yedek parça ihtiyacını telefonla satın alma sorumlusuna iletiyor. Satın alma üç tedarikçiden teklif istiyor; teklifler e-posta ve WhatsApp’tan geliyor. Onay için fabrika müdürüne, tutar yüksekse genel müdüre gidiliyor. Ustabaşı parçanın ne zaman geleceğini bilmiyor ve sık sık soruyor.
Ne bulurduk?
- Onay için tutar sınırları yazılı değil; her talepte genel müdüre gidilip gidilmeyeceği tartışılıyor.
- Teklifler tek bir yerde toplanmadığı için karşılaştırma en çok zamanı alan adım oluyor.
- Talebin durumu sadece satın alma sorumlusunun aklında.
Ne yapardık?
- Tutar ve kategoriye göre onay kurallarını firmayla birlikte yazardık.
- Talep, teklif ve onay adımlarını tek bir sistemde toplardık.
- Talep sahibine her adımda otomatik bildirim gitmesini sağlardık.
- Teklifleri yan yana gösteren basit bir karşılaştırma ekranı kurardık.
Neyi ölçerdik?
Başlamadan önce son üç ayın taleplerinden talep → onay süresini çıkarır, kurulumdan sonraki ilk aylarda aynı ölçümü tekrarlardık. Hedef ve kabul ölçütü işe başlamadan önce firmayla birlikte yazılırdı.